Editoriale – FocusUnimore

> FocusUnimore > numero 8 – ottobre 2020

“The only thing that you absolutely have to know is the location of the library”: è il monito di Albert Einstein con cui le biblioteche Unimore accolgono gli studenti e le studentesse dopo i mesi in cui non è stato possibile l’accesso a questi fondamentali spazi della vita universitaria.

Questa citazione, stampata sugli adesivi posizionati all’ingresso delle biblioteche per favorire il distanziamento, è stata scelta insieme ad altre per dare un messaggio di benvenuto il più possibile nel segno dell’ottimismo e del buon auspicio: un invito a usare le biblioteche e i libri e, pur nel più rigoroso rispetto di tutte le misure di sicurezza previste, di farlo sentendosi accolti e supportati.

“Accoglienza”, insieme a “sicurezza”, sono state infatti le parole chiave che hanno guidato le modalità operative del Sistema Bibliotecario di Ateneo in questi mesi in cui si è passati dal lockdown alla graduale riattivazione del prestito – su appuntamento – fin da maggio e poi da luglio alla riapertura, seppur contingentata e su prenotazione, delle sale studio.

Dal 9 marzo al 26 maggio, i servizi in presenza delle Biblioteche sono stati forzatamente sospesi a causa dell’emergenza Covid, così come l’accesso alle collezioni cartacee. Contestualmente, però, per alleviare i disagi di studentesse e studenti ma soprattutto di laureande/i sono stati potenziati tutti i servizi che potevano essere erogati a distanza, in particolare le consulenze sulla ricerca bibliografica e i corsi di Information Literacy, mentre si è cercato di fornire risorse online alternative rispetto ai documenti cartacei. Parallelamente si è operato per informare tutti i potenziali utenti della disponibilità e delle modalità di accesso a questi servizi e a queste risorse.

In quei mesi i bibliotecari addetti al reference hanno infatti risposto a circa 200 richieste di assistenza da parte di studenti/esse e docenti, tramite mail, videochiamata e telefono.

Le domande più frequenti hanno riguardato l’assistenza nell’installazione del client VPN (Virtual Private Network, ossia “rete privata virtuale”, un servizio che crittografa il traffico Internet e protegge l’identità online), l’orientamento sull’uso delle banche dati e del discovery tool OneClick per la ricerca integrata e simultanea a partire da un’unica interfaccia delle collezioni documentali dell’ateneo, informazioni sull’accesso al portale BiblioMo per la prenotazione dei servizi, richieste di recupero di versioni digitali di libri o riviste cartacee, verifiche sulle scadenze dei prestiti e sulla possibilità di rinnovo.

A livello centrale invece le richieste di assistenza sono venute soprattutto da docenti e ricercatori e hanno riguardato la verifica della propria performance in termini di indicatori di produttività e impatto da parte dell’Ufficio Bibliometrico, la gestione delle proprie pubblicazioni nell’archivio istituzionale IRIS, l’uso del software antiplagio Turnitin, con tutte le problematiche connesse al diritto d’autore, e l’assistenza per la pubblicazione in Open Access.

Queste consulenze si sono aggiunte alle 166 risposte fornite a distanza attraverso l’ormai consolidato servizio di reference digitale “Chiedi al bibliotecario” svolto in cooperazione con le altre biblioteche del territorio.

La comunicazione all’utenza è stata curata nei diversi aspetti sul sito, sui canali social, sui media mantenendo sempre aperto un dialogo costante con l’utenza. Per quanto riguarda la formazione, i corsi sulla ricerca bibliografica previsti per la primavera 2020, in alcuni casi già da tempo passati alla modalità blended, si sono svolti completamente online, alternando modalità didattiche sincrone (tramite Google Meet) e asincrone (videolezioni registrate), il tutto integrato in percorsi formativi disciplinari fruibili attraverso il portale Dolly SBA. Da marzo a maggio si sono svolti 4 corsi per un totale di 81 ore di formazione online.

Una volta intercettate le problematiche più comuni sono stati realizzati 9 videotutorial pubblicati sul canale YouTube SBA Unimore: 2 tutorial con le istruzioni per installare e configurare il FortiClient VPN su Windows e MAC, 3 tutorial sui servizi di prenotazione del portale BiblioMo, 3 tutorial sulle risorse disciplinari realizzati dalla Biblioteca Giuridica e infine un tutorial sulla banca dati Unistore realizzato dalla Biblioteca di Ingegneria.

Per quanto riguarda le collezioni digitali il Sistema Bibliotecario si è fatto interprete delle esigenze della comunità accademica accogliendo, e in alcuni casi sollecitando, le proposte di editori e fornitori di attivare gratuitamente nuove risorse in trial e di agevolare le modalità di accesso per gli utenti istituzionali.

La maggiore criticità per quanto riguarda l’accesso alle risorse bibliografiche si è subito rivelata essere l’inaccessibilità di libri di testo per la preparazione degli esami e della tesi di laurea. Per questo motivo, grazie anche alla collaborazione dei docenti, sono stati sottoscritti abbonamenti a diversi pacchetti di ebook; è stata attivata la piattaforma per il prestito digitale Pandoracampus e sono state arricchite le collezioni di taglio accademico presenti nella biblioteca digitale Emilib.

Ad oggi sono stati acquistati circa 1.120 ebook e altri 200 sono stati presi in prestito con Pandoracampus. È in corso di attivazione, inoltre, il portale dell’editore Edra con risorse di ambito medico e farmacologico a supporto della didattica a distanza anche per il prossimo anno accademico.

Durante il lockdown sono stati pertanto garantiti, seppure in modalità remota, i servizi bibliotecari avanzati. Passata la vera e propria emergenza e riorganizzati nella massima sicurezza l’accesso alle strutture e alle collezioni, si è perciò da subito deciso di dare un segnale di disponibilità nei confronti degli studenti, oltre che di tutto l’ateneo, riattivando gradualmente i servizi di base come l’accesso alle sale studio e il prestito librario tradizionale.

Dal 26 maggio le Biblioteche Unimore hanno riattivato il servizio di prestito su appuntamento tramite il portale BiblioMo, che consente la prenotazione personale del libro e la selezione del giorno e della fascia oraria per il ritiro in biblioteca. La procedura è stata spiegata con un’infografica e un videotutorial che ha avuto più di 900 visualizzazioni su YouTube. Insieme al prestito sono stati riattivati altri servizi in presenza tra cui il document delivery di originali cartacei digitalizzati.

Per riaprire a questo primo ridotto flusso di utenti, le biblioteche Unimore si sono preparate predisponendo un protocollo di sicurezza che limitasse allo stretto necessario il contatto interpersonale e la permanenza del pubblico nei locali adibiti al prestito. È stata infatti predisposta la segnaletica per guidare i percorsi in ingresso e in uscita e differenziare i punti per il ritiro e la restituzione dei volumi. Sono state installate divisorie in plexiglass e posizionati i gel disinfettanti. Avendo deciso di introdurre un periodo di quarantena per i libri rientrati dal prestito di 72 ore, sono stati individuati sia gli spazi sia le modalità operative migliori per gestire i documenti.

Dal 20 luglio è stata aperta in via sperimentale e su appuntamento la sala studenti situata nello stesso edificio della Biblioteca Scientifica Interdipartimentale, ma ad accesso indipendente. Sono state ridotte le postazioni di studio per consentire il distanziamento ed è stato attivato sempre in BiblioMo il modulo per la prenotazione del posto.

L’esperienza positiva di questa prima riapertura ci ha consentito di programmare per settembre l’accesso a tutte le strutture bibliotecarie, che previo appuntamento sono aperte sia allo studio che alla consultazione individuali.

Un doveroso ringraziamento va agli studenti e alle studentesse, per la pazienza con cui hanno affrontato i disagi di questi mesi ma anche per la maturità civica con cui, rientrati in presenza, si adoperano per la prevenzione del rischio di contagio e la sicurezza delle nostre strutture; ai bibliotecari e allo staff amministrativo del Sistema Bibliotecario per aver proficuamente collaborato alla riorganizzazione e riprogettazione di spazi e servizi con l’analisi dei processi e il loro ridisegno, con rigore, intelligenza, celerità e creatività. Con grande entusiasmo abbiamo accolto la possibilità di rientrare in servizio in presenza, ma abbiamo imparato anche che lo smartworking – entro un preciso disegno organizzativo di tipo strategico e nel pieno rispetto dei diritti dei lavoratori e delle lavoratrici – rappresenta un’opportunità per l’organizzazione del lavoro sia del personale interno sia esterno (dipendenti di cooperative), senza trascurare nessun servizio di back-office e di front-office “virtuale”.

Un grazie va rivolto anche alla Direzione Tecnica, per averci sempre supportato con tempestività e professionalità nella risoluzione di problematiche relative alla riorganizzazione degli spazi e quanto altro fondamentale per la ripartenza in sicurezza.

Infine un ringraziamento particolare al Magnifico Rettore, al Direttore Generale, al Delegato alla Didattica, al Delegato alla Comunicazione e a tutto il corpo docente: il disagio vissuto è stato trasformato in opportunità, facendo crescere la spinta per cercare di dare un senso sempre più forte a quello che facciamo, sviluppando nuove modalità di fruizione di contenuti digitali e analogici e facendo crescere nuove competenze, nella consapevolezza che il posizionamento, la valorizzazione e l’apprezzamento delle biblioteche dipende da quanto dimostriamo di saper fare e da come lo abbiamo fatto.

Siamo molto grate e grati per avere avuto fiducia nella nostra intuizione: il sostanzioso potenziamento della biblioteca digitale ha permesso di diversificare i servizi di studio e ricerca e consolidare così la qualità di tutti i nostri servizi.

Dott.ssa Maria Raffaella Ingrosso

Dirigente Sistema Bibliotecario di Ateneo Delegata del Rettore ai Servizi Bibliotecari